SmartHRで書類も一元管理しよう

SmartHRで情報を一元管理する

会社は従業員の非常に多種多様な情報を管理しなければなりません。

入社時に回収する名前、住所、マイナンバーなどの基本的な情報だけでなく、社会保険のように毎期変わるような情報や、契約書などのように契約形態によっては定期的に巻き直す必要がある情報等があります。

しっかりと管理ができていないと、契約書はクラウドサインもしくは紙のバインダー、社会保険の情報はGoogleDrive、、あれ社労士からもらっていたっけな？と、いざ必要な時に情報が引き出せなくなってしまいます。

そんな時に、SmartHRに従業員情報が揃っていればとても便利ですよね。今回はSmartHRでファイルを管理する方法を書いていきたいと思います。

ファイル項目は常に1つのファイルしか表示できないというデメリットはあるのですが、履歴情報から過去のデータや差し替えをおこなった年月も呼び出せるため非常に管理がしやすくとてもおすすめの管理方法です。

SmartHRにファイルを保存する

SmartHRのデフォルトの従業員項目にはファイルのアップロード領域は存在しないのですが、実はカスタム項目を設けることで従業員情報としてファイルのアップロードが可能になります。

項目の作り方

まずはカスタム項目を格納するための「カスタム項目グループ」を作成し、その後に「カスタム項目」を作成することになります。

カスタム項目グループの作り方

右上からメニュー画面を開き「共通設定」を選択。

「カスタム従業員項目」を選択。

「カスタム項目グループ」を新規作成し、グループ名を入力した上で登録をします。

カスタム項目の作り方

前の手順で作成されたグループにカスタム項目を追加することができるようになっています。

適切な名前と入力タイプ（今回はファイル）を選択し作成しましょう。

カスタム項目を作成することで、従業員情報に表示されるようになります。

アップロードしたファイルは履歴から時系列で確認することが可能です。

まとめ

従業員情報の管理は、適切な管理体制を構築する上で非常に重要です。

各種の手続き、年金事務所の調査対応に限らず上場準備やM&Aの際等、さまざまなシーンで要求される従業員情報をスムーズに取り出せるようにしておくことで、スムーズに物事が進めるようになります。

弊所、エンライ社会保険労務士事務所ではこのように各種サービスを利用して効率的に管理を行うノウハウを保有しており、お客様に適切なご提案をさせていただきます。

SmartHRは従業員30名までは無料で利用が可能（記事執筆時点）ですが、30名以上の会社様でコストの観点からSmartHRの利用が難しいお客さまでも、別の管理方法のご提案も可能です。

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